Comment importer un fichier de données dans LeadCRM

Et comment mettre à jour - modifier en série votre fichier clients

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Comment importer un fichier au format tableur (excel...).

LeadCRM vous permet d'importer vos données à partir d'un fichier client de type excel ou autre tableur, qu'elles soient issues d'une saisie manuelle, d'un achat de fichier ou d'un autre logiciel.

=> Pour accéder à cette fonction dans LeadCRM : "administration" / "Importer un fichier" puis suivez les instructions

- Vous pouvez disposer les colonnes dans un ordre différent que celui du fichier fournit, vous pouvez même supprimer des colonnes.
- Il est impératif de laisser la colonne "Nom société" remplie, et la colonne "Id" vide.
- Les champs civilités sont renseignés uniquement avec les termes suivants : Mr et Mme
- Le "Code NAF" doit-être des codes valides et existants réellement. Codes en 5 caractères (0000X)
- Si vous importez le champs "Prospection", attention, un contrôle est effectué sur cette donnée, seuls les termes suivants sont autorisés :
Potentiel / Prospect / Projet / Client / Client régulier / Ancien client / Non interressé / Supprimé / Prescripteur / Réseau / Fournisseur / Autre

- Pour supprimer une donnée, vous pouvez mettre à la place de son nom un caractère neutre comme "-" par exemple. Mais pensez également à insérer "Supprimé" dans le champs Prospection
- Certaines autres informations doivent respecter un format spécifique (numéro de téléphone, email, effectif, C.A. ...)
- Pour vous aider, un fichier qui automatise certains traitements de contrôle est à votre disposition, il supprime certaines données non conformes et facilite la création de votre fichier.

- Vous devez vérifier vos données avant de les importer,un message d'erreur bloquera l'import en cas d'erreur de donnée

Importez vos données : téléchargez le fichier excel pour mettre en forme vos données pour un import rapide ensuite dans LeadCRM

Attention : ce fichier contient des macros sous excel et est souvent mis en alerte par les antivirus lors du téléchargement
Fichier Excel de traitement automatique de vos données Téléchargez le fichier Excel puis importez votre fichier

Comment modifier/mettre à jour vos données en série.

Vous souhaitez supprimer des lignes de doublons ? Modifier un nombre important de données par copier/coller sur un tableur type excel, plutôt que de le faire fiche par fiche ? Importer par traitement une information nouvelle ?

Avec LeadCRM, c'est possible. Le principe est de tout d'abord exporter votre fichier complet, de le modifier, puis de le réinsérer dans LeadCRM. Les informations modifiées sur votre fichier seront alors insérées dans votre fichier à la place des anciennes informations. Vous pourrez alors mettre à "vide" un doublon, par exemple. Pour cela, insérez un texte neutre comme "-" ou "supprimé" pour que la mise à jour se réalise. Respectez bien les noms de colonnes qu'il ne faut pas changer, et le type de données, conformément au explications du paragraphe prédédent.

Comment anonymiser/ Effacer en série des données.

La RGPD impose d'anonymiser les données personnelles lorsqu'il n'est plus nécessaire de les conserver, et afin de protéger la vie privée de vos clients et prospects.

Dans le cadre d'une utilisation justifiée et légale de vos données, elles sont protégées avec LeadCRM, grâce à nos serveurs sécurisés avec mots de passe crytpés qui intègrent en effet une surveillance permanente des tentative d'intrusion Une fois que les données personnelles de vos clients ne vous sont plus utiles, il est normal de les effacer de votre fichier, afin d'éviter tout risque d'un usage non approprié.

Pour anonymiser vos données, il vous suffira de suivre la procédure de modification en série dans le paragraphe précédent, avec les recommandations ci-dessous :
Dans votre fichier, insérez des textes neutres à la place de toutes les données sensibles qui permettent d'identifier une personne.
Il s'agit donc des champs noms, prénom, adresse, téléphone, email, poste. Mais attention, vos données doivent rester conformes au type de données attendues par le programme afin d'éviter que celui-ci ne les considère comme erronées ou comme nulles.
Pour le téléphone, écrire par exemple : 00
Pour les email : personne@personne.fr
Pour le code postal 00001
Pour les noms de société, de personnes, les adresses, saisir un texte neutre identique pour tous : "-" ou "Supprimé" ou "Nom".

Ainsi toutes les sociétés effacées auront le même nom et ne seront donc plus identifiables

Attention, les contenus des entretiens (actions) ne sont pas effacés, mais sont rendus anonymes car ils ne sont plus reliables à une personne. Pour ces traitements, il faut avoir créer un nom de société, et y avoir affecté des noms de personnes. C'est la procédure recommandée. Même pour des particuliers, il suffit de mettre le nom de famille comme société, aucune autre information ne sera demandée.
Les fiches sont effacées de leur contenu, mais restent présentent afin de ne pas fausser les statistiques ni créer des bugs dans le programme, ce qui peut arriver lorsque des lignes de base de données sont supprimées. L'effacement est définitif.